会议的运筹期十分重要，他是成功的基础和保障，招商要想成功首先得有人来，而这个阶段就是解决能否有人来的重要环节。
一、招商大会信息发布
1、发布时间：发布时间拟定在招商会前20天左右，要做到取得经销商信息后，我们有充分的时间把资料寄去并电话进行解释、邀约，让经销商有充分的准备时间参加招商会议。
2、发布内容：突出优势和重点，言简意赅，有限的空间说清楚有限的诉求，何年何月何地参加什么样的一个会议，来参加有何好处就足够了。
3、发布形式：通过电话、电子邮件、短信发送参会回执单，收到回执后通过特快专递或传真的方式将邀请函发出。
4、注意事项：
发布内容一定要反复校对， 以免出错；
参会回执单设计要科学合理，能清晰明了的看懂并填写，回执单回收要采取跟踪制度；
邀请函版面一定要选择效果好的版面，招商内容主题突出，一目了然；
咨询电话至少留两部以上，确保每位参会人员能充分了解招商大会内容。
二、会场的选定及布置
1、会场选择标准：
A.交通便利：便利的交通可为参会者和举办者减少很多麻烦；
B.在当地比较知名：会场不一定要有特别高的档次，但一定要在当地小有名气，有时候特别高的档次反而会起到反作用，因为投资者越来越明白羊毛出在羊身上的道理，过度的档次会使他们产生疑惑：这样铺张的公司能真正的兑现他们的服务承诺吗？
C.具备同时开会、住宿、就餐的条件：根据不同的会议规模选择不同的会议地点。会场的选择与布置应同时考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般不要选择全是白色或者红色的会场，在那个环境里呆长了会使人烦躁，一般以蓝色和浅灰色为主。会场要求整体环境舒适，
温度适宜，不压抑，无噪音，光线充足，能满足预期人员的座席，音响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产品展示柜等。卫生间不能离会场太远，不然会给来宾造成诸多不便。
D.会场的布置：为了增加会场内的气氛，条幅、海报、招帖是必不可少的。从一进会场开始首先要有导引牌，如会场门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅，进入会场大厅要有登记处， （区域招商会或小型会议为了减少人员分流可将登记处安排在会务组）有本次会议的主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等，并由酒店专人负责前厅会议接待。引导牌的制作可由酒店方协助，布置由酒店完成或协助。“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”“会场内请勿打电话和走
动”等警示语分别贴在会场明显处。类似大型喷绘或条幅的布置事先要考虑好悬挂或粘贴方式并提前两天布置完成。
2、会场的费用的结算：由专人负责和一人签字负责制，一定要和酒店负责人协商好，钥匙各个参会的客人一定要交押金给会务组，便于管理，同时房间的长话一定说清楚只有会务方的总指挥才有资格给开长话，这个有时候很重要，有的客人不自觉，冒充会务组人员要求总
台开长途。
三、接听电话的技巧：
1、 电话接听程序：
招商电话接听第一责任人是销售部，每一个接听招商电话的人必须正式填写招商电话接听表，详细填写各个项目，由销售部每天汇总一次。
2、前台接听电话的标准语言是：“您好，某某某公司！”或者“您好，这里是某某公司！”
对方如果询问招商信息，就直接转到销售部，如果几个内线没有人接听，行政助理要询问对方：“您好，他现在不在，您能否留下您的联系方式，等他回来后我转达给他，让他直接打电话给您”等等，千万不可说他不在或者没有人接听就挂断。
3、在接听招商电话时，首先是聆听，听清楚对方要问什么，关心什么，才能对症解答，不要抢话，语言要言简意赅，突出重点和优势。
4、详细记录客户的信息：所在城市，性别，职业或从事行业，有无时间参加招商会，是否需要寄资料，联系电话（如有的客户不愿留电话可说明电话是快件公司为了确认详细地址用，否则快件公司不受理）。
5、如果遇到语言比较激烈或者偏激的询问者，一定要不卑不亢，首先不要项撞，最多说你在考虑考虑，我们在电话里只能谈个框架，要不用传真或者电子邮件的方式进行交流等等。
6、言出必践：一旦答应经销商或者咨询者的事情，一定要按时答复，即使是没有结果，也要通知一声。
7、 超过自己范围的事件不要轻易作出承诺，一定要留有余地，以便让上级有回旋余地，但是在自己职权范围以内的事情要大胆拍板，避免给对方以罗嗦的印象。
8、公司的谈判机密不能泄漏。比如说别的经销商成交的金额，打款的阶段等等。
接听交代的事情不推委，应该尽自己所能来解答，解释不清楚的就记下来，等得到准确答复后在回答给经销商。
四、资料的传真与邮寄发放
1、资料发放的种类：邀请函、招商书、招商政策、产品彩页，如有嘉宾需发请柬。
2、资料发放的方式： 特快专递、快件、挂号、传真、电邮。
3、资料发放的注意事项：
A.邀请函的内容与设计可先与总部沟通；
B.各种资料的复印装订要注意，不能出现错页、漏页、翻页等现象；
C.信封的填写与内容一致，严禁出现张冠李戴；
D.如有必要附请柬的贵宾，请柬一定要亲自或找笔锋流畅的人写；
E.每套资料都应附有销售部的名片，以备联系。
五、来宾确认及接站确认
1、为了方便来宾确认，确认方式分几种情况：传真确认，电邮确认，信函确认，电话口头确认。需接站的来宾应提供移动通讯方式，以备急用。
2、无论是推荐还是通过其它信息来的客户，对其前来的意向一定要有个大概的认识，省代理、市代理、区县级还是兼职拓展者，只有明确后才方便我方进行有效的拓展与分组工作。尤其是信息来源一项一定要询问清楚，避免出现拓展奖励纠纷。
3、来宾出发前再进行一次电话沟通，确定交通方式、到达时间、是否安排接站，并再次强调会场地址及乘车路线。
4、接站人员凭接站名单确认需接站人员，并统一制作接站牌，选择结实耐用的材料，牌上写有明显的识别文字。
